Obligāto rekvizītu nepilnīga norādīšana
Viena populārākajām kļūdām, kas tiek pieļauta izrakstot rēķinu, ir nepilnīga obligāto rekvizītu norādīšana. Grāmatvedības likumā ir noteikts kādiem rekvizītiem obligāti ir jābūt iekļautiem rēķinā. Atsaucoties uz 11. panta 5. punktu, attaisnojuma dokumentā ietverami vismaz šādi rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:
- Dokumenta veida nosaukums;
- Dokumenta nosaukums;
- Dokumenta numurs;
- Ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu;
- Ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus;
- Saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē.
Svarīgi atcerēties, ka rēķinu izrakstīšana uzņēmumiem nedaudz atšķiras no rēķinu izrakstīšanas fiziskai personai. Ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziska persona, kas neveic saimniecisko darbību, rēķinā jānorāda personas vārds un uzvārds, kā arī personas kods, ja tāds personai piešķirts.
Kļūdas summas aprēķinā
Vēl viena populāra kļūda, kas tiek pieļauta sastādot rēķinu, ir kļūdas summas aprēķinā. Tai skaitā, nekorekts PVN vai cita nodokļa aprēķins. Populārākās kļūdas saistītas ar nepareizu vienības cenas norādīšanu vai nekorekta preces daudzuma ievadi, kas rezultējas ar nekorektu gala summu.
Attiecībā uz PVN, nereti var tikt piemērota nepareiza PVN likme. Lai zinātu, kāda PVN likme jāpiemēro, informāciju var meklēt Valsts ieņēmuma dienesta mājaslapā, sadaļā pievienotās vērtības nodokļa likmes.
Nekorekta rēķinu numurēšana
Vēl viena bieži pieļauta kļūda ir nekorekta rēķinu numurēšana. Rēķinu numuriem ir jābūt unikāliem un jātiek norādītiem hronoloģiskā secībā. Ja numerācija ir nekorekta, piemēram, diviem rēķiniem ir vienāds numurs, tas var radīt neskaidrības gan uzņēmuma, gan klienta grāmatvedībā, kā arī sarežģīt rēķinu izsekošanu.
Daži no populārākajiem rēķinu numurēšanas veidiem ir:
- Vienkāršā sistēma — katram rēķinam tiek piešķirts pamata skaitlis (1,2,3,4 utt.)
- Rēķinu sistēma ar nullēm — tiek izmantoti skaitļi, kas sākas ar vairākām nullēm, piemēram, 0001, 0002, 0003, 0004 utt.
- Uz gadu balstīta sistēma — katram rēķinam tiek piešķirts numurs ar gada prefiksu, piemēram, 2024-1, 2024-2, 2024-3 utt.
- Uz gadu un mēnesi balstīta sistēma — katram rēķinam tiek pievienots gada un mēneša prefiks, piemēram, 2024-01-1, 2024-01-2 utt.
Neprecīzs vai neesošs maksājuma termiņš
Maksājuma termiņš ir būtiska rēķina sastāvdaļa, kas norāda klientam, līdz kuram datumam ir jāveic maksājums par sniegtajiem pakalpojumiem vai piegādātajām precēm. Taču ne vienmēr tas tiek norādīts precīzi. Precīzs un skaidri norādīts maksājuma termiņš nodrošina, ka rēķins tiks apmaksāts savlaicīgi.
Savukārt, ja maksājuma termiņš rēķinā ir norādīts neprecīzi vai vispār netiek iekļauts, tas var radīt neskaidrības gan klientam, gan grāmatvedim. Galvenās problēmas, kas saistītas ar maksājuma termiņa nekorektu norādīšanu, ir kavēti vai neapmaksāti rēķini.
Lai izvairītos no šādām problēmām, rēķinā jāiekļauj precīzas norādes par tā apmaksāšanu. Piemēram “Maksājums jāveic 14 darba dienu laikā pēc rēķina saņemšanas” vai “Maksājums jāveic līdz 30.09.2024”. Lai noteiktu maksājuma termiņu, Tev var noderēt 2024. gada darba dienu kalendārs.
Valūtas norādīšana starptautiskiem klientiem
Izrakstot rēķinu starptautiskam klientam, ir svarīgi norādīt valūtu, kādā jāveic maksājums. Ja valūta ir norādīta nepareizi vai nav norādīta vispār, tas var radīt sarežģījumus. Dažas no problēmsituācijām, kas var rasties nenorādot korekti valūtu:
- Ja rēķinā norādītā valūta nesakrīt ar valūtu, par kuru abas puses ir vienojušās, tas var radīt neskaidrības par kopējo maksājuma summu.
- Ja rēķinā vispār nav norādīta valūta, klients var veikt maksājumu citā valūtā. Tas var radīt problēmas, jo valūtas kurss var mainīties un ietekmēt summu, kuru uzņēmums saņems pēc valūtas maiņas.
- Dažas bankas var pieprasīt komisijas maksu, ja nepieciešama valūtas maiņa vai starptautisks pārskaitījums.
Noslēgumā — rēķinu izrakstīšanā precizitātei ir liela nozīme. Kļūdas rēķinā var radīt dažādas būtiskas sekas. Lai no tām izvairītos un atvieglotu ikdienas darbu, ir vērts apsvērt automatizētu rēķinu izrakstīšanas sistēmu ieviešanu. Šādas sistēmas var palīdzēt samazināt kļūdu skaitu, nodrošināt konsekventu un precīzu informācijas apstrādi, kā arī padarīt rēķinu izrakstīšanas procesu efektīvāku.