Pamazām dodamies e-rēķinu virzienā

Ņemot vērā, ka ES dalībvalstīs pastāv dažādi standarti un normatīvi, kā arī atšķirīgas pieejas attiecībā uz elektronisko informāciju, tajā skaitā elektronisko iepirkumu rīkošanā, tika izstrādāta un pieņemta direktīva par elektronisko rēķinu piesūtīšanu publiskajā iepirkumā, kurā noteiktas obligātās prasības publiskajam sektoram. Direktīvas prasībām ir jābūt ieviestām līdz nākamā gada aprīlim, bet, cik noprotams, Latvijā tā īsti vēl tikai sākam šo jautājumu risināt?

Atbilstoši direktīvai no nākamā gada aprīļa publiskajos iepirkumos visām dalībvalstīm ir jāspēj pieņemt e-rēķinus, kas atbilst vienotajam ES standartam. Ļoti bieži cilvēki ar e-rēķinu saprot dažādas lietas. ES direktīvas kontekstā e-rēķins pēc būtības ir mašīnlasāmā formātā sagatavots datu fails, kuru izsniedz, nosūta un saņem elektroniski. Šis dokuments nav lasāms ierastajos dokumentu veidos Word vai pdf formātā. Vienkārši sakot – Eiropā beidzot tika pieņemts standarts. Lai arī e-rēķini tiek izmantoti jau ilgu laiku, problēma slēpjas apstāklī, ka dažādās valstīs dažādas institūcijas izmanto dažādus standartus. Taču mēs valstiski nolēmām neizstrādāt tieši Latvijas e-rēķina standartu, bet gaidījām šo ES direktīvu, līdz ar to tagad visā ES būs identiska e-rēķinu sagatavošanas forma. Piemēram, Igaunijā bija izstrādāts pašiem savs standarts, kas nozīmē, ka tagad viņiem nākas šo standartu pieslīpēt atbilstoši ES vienotā standarta niansēm, tajā pašā laikā viņi jau ir apguvuši virkni nianšu.


Kas būs tie, kuri lietos šo sistēmu? Un kā īsti tā darbosies?

E-rēķinu varēs izmantot visas privātās un publiskās iestādes. Ideālajā gadījumā viena informācijas sistēma nosūta otrai informācijas sistēmai vienota standarta elektroniski sagatavotu rēķinu. Attiecīgi es savā informācijas sistēmā uzreiz redzu gan šo rēķinu, gan arī pilnīgu informāciju – par ko konkrēti šis rēķins ir saņemts, līdz ar to attiecīgi varu nodot to apstrādei un izpildei atbildīgajiem darbiniekiem. Primāri standartizētā e-rēķinu sistēma tiks izmantota publiskajos iepirkumos. Latvijā e-rēķinu sistēmas ieviešanu koordinē Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA), kas šogad jūnijā uzsāka tehniskās specifikācijas izstrādi sistēmas izveidei. Jau nākamā gada sākumā paredzēts e-rēķinu risinājumu integrēt e-adreses vidē (testa vide). Portālā Latvija.lv tiks izveidota sadaļa "e-rēķini", ar kuras starpniecību rēķinus varēs iesniegt un saņemt savā uzņēmuma vai iestādes e-adresē. Piemēram, Rīgas dome jau šobrīd strādā teju tikai ar e-rēķiniem, ik mēnesi saņemot ap 19 tūkstošiem rēķinu, no kuriem tikai 16% ir papīra formā, bet pārējie – elektroniskie rēķini. Būtiski atcerēties – ja rēķins tiek gatavots un sūtīts papīra formātā, šis process ir nesalīdzināmi ilgāks. Kāds to izveido elektroniski datorā, tad to izdrukā, nosūta sadarbības partnerim, kurš savukārt jau attiecīgi vai nu to ieskenē un atkal padara elektronisku vai iešuj mapē. Turklāt jebkurš papīra dokuments var pazust.

Jau šobrīd daudzās valstīs gan valsts, gan pašvaldību iestādes, kā arī valsts uzņēmumi prasa rēķinus sūtīt tikai elektroniski. Tas nozīmē, ka privātā sektora uzņēmējiem, kuri vēlas sadarboties ar publisko sektoru, ir jāspēj rēķinus sagatavot tikai e-vidē. Tieši tādēļ arī Latvijā sākotnēji vienotais e-rēķinu standarts tiek ieviests publiskajos iepirkumos, lai šādi rosinātu un pamazām pieradinātu arī uzņēmējus izmantot e-rēķinus, tādējādi atsakoties no papīra rēķinu aprites. Jo, starp citu, ir veikti aprēķini, kas rāda, ka gadā vidēji dažādu rēķinu drukāšanai tiek izlietots ap divām tonnām papīra. It kā šķiet ne tik daudz, taču – ja kopumā Latvijā papīra patēriņš gadā ir ap 60 tonnām, tad divas tonnas rēķiniem tomēr ir ļoti daudz.


Sākotnēji e-rēķinu standartu sāks lietot publiskajos iepirkumos, bet nojaušams, ka ar laiku ir plāns to ieviest pilnībā, kas attiecīgi skars ikvienu. Bet ne visi cilvēki izmanto datoru, daudziem tomēr svarīgi saņemt rēķinu papīra formātā.

Domāju, ka tāds brīdis, kad rēķini papīra formā pilnībā izzudīs, vēl ir gana patālu, jo tiešām aizvien ir daudz cilvēku, kuriem ir saprotamāki un arī daudz ērtāk izmantot papīra formāta rēķinu. Tomēr skaidrs, ka lielas organizācijas aizvien vairāk domā par iespēju dažādu rēķinu apriti organizēt tieši elektroniski. Turklāt Latvijā šobrīd darbojas vairāki uzņēmumi, kas nodrošina šādu pakalpojumu, tajā skaitā arī digitalizējot papīra formātā saņemtos rēķinus, lai tos varētu automātiski integrēt uzņēmuma grāmatvedības sistēmā. Loģiski – jo lielāks uzņēmums vai organizācija, jo lielāks ir ieguvums no e-rēķinu sistēmas ieviešanas un izmantošanas – samazinās rēķinu apstrādes ātrums, palielinās caurskatāmība rēķinu kustībā, protams, samazinās izmaksas par rēķinu drukāšanu un fizisku uzglabāšanu. Starp citu – ja ir pilnīga rēķinu aprite elektroniskajā vidē, tas ļauj uzņēmuma vadītājam vai īpašniekam jebkurā brīdī redzēt reālo situāciju gan par saņemtajiem, gan nosūtītajiem rēķiniem un to apmaksas statusu. Līdz ar to tas ir tikai laika jautājums, kad IT uzņēmumi, kas nodrošina finanšu un grāmatvedības uzskaites un uzņēmumu resursu plānošanas sistēmu darbību, būs jau izstrādājuši pēc ES direktīvā noteiktajiem vienotajiem standartiem izveidotas platformas, lai uzņēmumi varētu elektroniskajā vidē apmainīties ar dažādām sistēmām vienādi saprotamiem e-rēķiniem.